ICSサプライ株式会社

ICSサプライ株式会社（以下、当社という。）は、コンピュータサプライ商品の開発・販売をベースとしながらも、お客様のニーズを広く捉えて、ITを念頭に置いた戦略的オフィス構築のための、ソリューションビジネスに取り組んでいます。従って、個人情報保護が重大なテーマであることを認識し、社員および取引先様の個人情報取扱いについて、個人情報保護方針を定め、全社員に周知徹底するとともにこれを確実に実行いたします。

1.個人情報保護方針の目的

当社は確実な個人情報の保護を実現し、社員および取引先様への継続的な安心を提供します。

2.個人情報の取扱いについて

当社は、社員および取引先様の個人情報取扱いにつき、個人情報保護のための管理体制を確立するとともに、社内規定を作成しその規定に従い適切かつ慎重に取扱います。

個人情報の取得について
個人情報を取得する際には、社員および取引先様に対し取得する目的を明確にし、本人の同意を得た後、その目的達成に必要な限度において適法かつ公正な手段により取得します。
個人情報の利用について
個人情報を利用する際には、社員および取引先様に対し利用目的を明確にし、その範囲内でのみ利用することとし、その目的の範囲を超えた利用はいたしません。また、利用目的の範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための適切な措置を講じます。
個人情報の提供について
個人情報を第三者に提供する場合は、法令に基づき官公署の第三者機関からの開示要求がある場合を除き、社内規定に従い、社員または取引先様に、通知し同意を得ます。また委託する際には、委託先の選定基準を明確にし、適切に監督の上、契約の範囲内でのみ使用しその範囲外では使用いたしません。

3.法令、国が定める指針その他の規範の遵守について

当社は、個人情報に関して運用される法令、国が定める指針その他の規範、業界ガイドラインを遵守し、その上で当社の個人情報保護マネジメントシステムに定める事項を遵守します。

4.安全対策について

当社は、個人情報の正確性および安全性を確保するために、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を確実に防止いたします。また、内部監査の結果や市場のセキュリティ事故の実例ならびに社員および取引先様からのご要望等により改善が必要となったときには、速やかに適切な措置を講じます。

5.社員および取引先様の権利の尊重

当社は、社員および取引先様の権利を尊重し、個人情報に関しての開示、訂正、追加、削除および利用又は提供の拒否を求められたときは、適切に対応いたします。個人情報の取扱いおよび個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情および相談については、迅速かつ適切に対応いたします。

6.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

当社は、内部監査や代表者による個人情報保護マネジメントシステムの見直しを通じて個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善し、常に最良の状態を維持します。

7.プライバシーマーク付与認定

当社は、平成19年4月10日に財団法人日本情報処理開発協会（JIPDEC）よりプライバシーマーク付与認定を受けました。
プライバシーマーク制度は、個人情報の取扱いについて適切な保護のための体制を整備している民間事業者に対し、その旨の認定を示すマークとして付与されるもので、事業活動において同マークの使用を認める制度です。

お客様の個人情報に関しまして当社ではこれまでも適切に保護すべく、社内での制度化、教育、周知を図って組織的に推進して参りましたが、客観的な評価を確立するため、認証審査機関による検証を受け、認証取得いたしました。
当社は個人情報保護について意識レベルの向上と共有を図り、お客様より高いご信頼とご安心をいただけるよう、全社一丸となって努めて参ります。

認定番号：第 20001414(09)号
認定有効期限：令和5年4月10日～令和7年4月9日

【個人情報保護の取扱いに関するお問合せ】

ICSサプライ株式会社
個人情報保護管理責任者・相談窓口責任者：佐藤俊行
ＴＥＬ：(06)6752-7875
ＦＡＸ：(06)6752-7877
メールアドレス：satoh@ics-supplies.co.jp
受付時間：平日9:00～12:00、13:00～17:00

8.「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

書面以外で直接個人情報を取得する場合および間接的に個人情報を取得する場合の利用目的(法第18条第1項)および当社の保有する個人情報の利用目的(法第24条第1項)を以下に公表します。
お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。

個人情報の利用目的の公表に関する事項

直接個人情報を取得する場合および間接的に個人情報を取得する場合の利用目的。

個人情報の類型	利用目的
商品の納品において取得する個人情報	・商品の納品に利用するため
レインボー倶楽部会員登録において取得する個人情報	・商品の閲覧および発注に利用するため
情報提供において取得する個人情報	・情報提供サービスのため
採用において取得する個人情報	・採用選考管理のため
雇用において取得する個人情報	・社員の雇用管理のため(退職者を含む)

開示対象個人情報の利用目的の公表に関する事項

「JISQ15001個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」に基づき、以下の事項を公表いたします。

個人情報の類型	利用目的
商品の納品において取得する個人情報	・商品の納品に利用するため
レインボー倶楽部会員登録において取得する個人情報	・商品の閲覧および発注に利用するため
情報提供において取得する個人情報	・情報提供サービスのため
採用において取得する個人情報	・採用選考管理のため
雇用において取得する個人情報	・社員の雇用管理のため(退職者を含む)

開示等のお求め、苦情、問合せにおける窓口について

（1）個人情報の開示・訂正・削除・利用停止のお求めについて

a.お申込手続き
当社が保有する個人情報の開示・訂正・削除・利用停止（以下「開示等」）のお求めに際しては、ご本人またはその代理の方であることを確認した上で実施しています。開示等のお求めは、以下までお申込ください。所定の申請書を郵送させていただきます。

〒544-0001 大阪市生野区新今里１丁目２０番７号
ICSサプライ株式会社
個人情報保護管理責任者・相談窓口責任者：佐藤俊行
ＴＥＬ：(06)6752-7875
受付時間　：平日9:00～12:00、13:00～17:00

b.開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認方法

申請者	受付方法	確認手段
本人	郵送、FAX	・社員証、運転免許証、健康保険証、パスポート等（以下、確認書類という）のコピー
本人が委任した代理人	郵送、FAX	・本人が発行する委任状（本人の実印のあるもの）・本人の印鑑証明書・本人の確認書類のコピー・代理人の確認書類のコピー
法定代理人	郵送、FAX	・法定代理権を証明する書類・確認書類のコピー・法定代理人の確認書類のコピー
本人又は代理人	電話	・登録された電話番号にコールバック又は登録情報の2項目以上の確認
本人又は代理人	電子メール	・登録された電子メールアドレスに送信

c.「開示等のお求め」の手数料および徴収方法
利用目的の通知・開示を請求される場合は、1件につき1,000円の日本郵便株式会社発行の「定額小為替証書」が必要となります。
所定の申請書と同封の上、お申し出ください。

d.開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、5年間保存し、その後安全に破棄させていただきます。

e.非開示について
次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由を通知いたします。
・申込書内容と、本人確認のための書類に記載されている内容に不一致がある等、本人が確認できない場合。
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
・所定の申請書類に不備があった場合。
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
・他の法令に違反することとなる場合。

（2）個人情報の取扱いに関する開示等および苦情相談窓口
　当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出ください。

a.お電話による場合
ICSサプライ株式会社
個人情報保護管理責任者・相談窓口責任者：佐藤俊行
ＴＥＬ：(06)6752-7875
受付時間：平日9:00～12:00、13:00～17:00

b.お手紙による場合
〒544-0001 大阪市生野区新今里１丁目２０番７号
ICSサプライ株式会社
個人情報保護管理責任者・相談窓口責任者：佐藤俊行

c.電子メールによる場合
ICSサプライ株式会社
個人情報保護管理責任者・相談窓口責任者：佐藤俊行
メールアドレス：satoh@ics-supplies.co.jp

d.当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター事務局
消費者相談窓口
フリーダイヤル：0120-116-213

保有個人データの安全管理に関する事項

当社では保有個人データの安全管理のために、次の4つの安全管理措置を講じています。
・　組織的安全管理措置
・　人的安全管理措置
・　物理的安全管理措置
・　技術的安全管理措置